Stich­wort­ver­zeich­nis

A

Informationen zum Thema A1-Bescheinigung entnehmen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bitte diesem Informationsblatt.

365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍøhe auch ¡°Entsendung¡± unter dem Buchstaben E.

F¨¹r die Erstattung der Reisekosten ist es zwingend erforderlich, dass die Abrechnung mit allen erforderlichen Angaben und Unterlagen in der Reisestelle eingereicht werden.

Aufwendungen f¨¹r Dienstreisen sind ¨¹ber die Reisestelle abzurechnen.

Die Berechnung von Reisekostenverg¨¹tung erfolgt erst, wenn die geltend gemachten Auslagen anhand von Originalbelegen oder sonstigen begr¨¹ndenden Unterlagen nachgewiesen werden. Den Reisekostenabrechnungen sind folgende Unterlagen beizuf¨¹gen:

  • Belege der Fahrtkosten: Fahrkarten, Flugtickets und Belege f¨¹r andere Auslagen, z.B. Sitzplatzreservierungen usw.
  • Belege der Unterkunft
  • Belege f¨¹r Nebenkosten, Eintrittskarten usw.
  • Die Freistellung oder Genehmigung der Dienstreise im Original

Die Angaben in der Reisekostenabrechnung m¨¹ssen vollst?ndig und zweifelsfrei sein.

Beim Ausf¨¹llen des Vordrucks ist insbesondere auf Folgendes zu achten:

  • der Zweck der Reise muss ausf¨¹hrlich erl?utert sein
  • der Verlauf der Dienstreise (mit Daten und Uhrzeiten) ist anzugeben
  • Abweichungen vom Dienstreiseantrag sind zu begr¨¹nden
  • s?mtliche Betr?ge, deren Erstattung beantragt wird, sind in den Vordruck einzutragen
  • bei Auslandsdienstreisen ist das Land anzugeben, das am Tag des Grenz¨¹bergangs vor Mitternacht zuletzt erreicht wurde. Bei der R¨¹ckreise ist der ausl?ndische Grenzort an der deutschen Grenze anzugeben und der Zeitpunkt des Grenz¨¹bergangs
  • bei Flugreisen ist der ausl?ndische Abflughafen sowie der Zeitpunkt der ersten Landung im Inland anzugeben
  • Auslagen f¨¹r die Benutzung von nicht regelm??ig verkehrenden Bef?rderungsmitteln (z.B. Taxi) sind zudem zu begr¨¹nden, eine Erstattung erfolgt nur bei begr¨¹ndeter Notwendigkeit
  • unentgeltliche Verpflegung/Unterkunft m¨¹ssen kurz im Reisekostenantrag erl?utert werden
  • bei Rundreisen sind die einzelnen L?nder/Orte mit Grenz¨¹bertritt (mit Tag und Uhrzeit) im Reisekostenantrag anzugeben
  • sofern umfangreiche Erl?uterungen notwendig sind, ist eine Anlage zur Reisekostenabrechnung zu fertigen

Auf die genehmigte Dienstreise k?nnen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø rechtzeitig vor Reisebeginn eine Abschlagszahlung f¨¹r bereits entstandene Kosten (Fahrkosten, Teilnehmergeb¨¹hren etc.) stellen.
Hierf¨¹r muss die Dienstreisegenehmigung im Original inkl. Belege der entstandenen Kosten sowie das Formular "Antrag auf Gew?hrung eines Abschlages" bei der Reisestelle eingereicht werden.
Abschlagszahlungen unter 100,00 € sollten m?glichst vermieden werden.

Beachten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hierbei bitte unbedingt, dass die Reise auch hier innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten abgerechnet werden muss. Soweit dies nicht erfolgt, wird die Reisestelle den Abschlag zur¨¹ckfordern.

Sobald bekannt ist, dass eine Dienstreise nicht angetreten wird, f¨¹r die bereits ein Abschlag gezahlt wurde, ist unverz¨¹glich die Reisestelle zu informieren.

Eine Dienstreise (In- und Ausland) ist eine Reise zur Erledigung eines Dienstgesch?ftes au?erhalb der Dienstst?tte.
Bei der Anordnung, Genehmigung und Durchf¨¹hrung der Dienstreise ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
Dienstreisen sollen nur durchgef¨¹hrt werden, wenn sie aus dienstlichen Gr¨¹nden notwendig sind und eine kosteng¨¹nstigere Erledigung des Dienstgesch?fts insbesondere durch Nutzung digitaler Kommunikationsm?glichkeiten nicht m?glich oder nicht sinnvoll ist. 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sind wirtschaftlich durchzuf¨¹hren und zeitlich auf das notwendige Ma? zu beschr?nken. Bei der Wahl des Bef?rderungsmittels sind neben wirtschaftlichen Gesichtspunkten insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu ber¨¹cksichtigen.
Die Dienstreise ist - soweit triftige Gr¨¹nde nicht entgegenstehen - vorrangig mit ?ffentlichen Verkehrsmitteln durchzuf¨¹hren. Die Reisekostenverg¨¹tung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten schriftlich zu beantragen.

Ma?gebend f¨¹r alle dienstlichen Reisen ist das Landesreisekostengesetz (LRKG).

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist rechtzeitig vor Beginn der Dienstreise zu beantragen!

Informationen zu Dienstreisen aus Drittmittelprojekten finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø unter dem Buchstaben D.

Eine Dienstreise darf nur angetreten werden, wenn die*der Dienstvorgesetzte durch Abzeichnung ihr*sein Einverst?ndnis erkl?rt und die Reise durch die Reisestelle genehmigt worden ist. In begr¨¹ndeten Ausnahmef?llen kann eine Dienstreise auch r¨¹ckwirkend genehmigt werden. Wird eine nicht genehmigte Dienstreise angetreten, d¨¹rfen keine Reisekosten erstattet werden!

Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort k?nnen auch m¨¹ndlich durch die*den Fachvorgesetzte*n angeordnet oder genehmigt werden.

Achtung: F¨¹r nicht genehmigte Reisen besteht kein Unfallversicherungsschutz!

Dienstreisen k?nnen nur Hochschulbesch?ftigten (Professor*innen, Mitarbeiter*innen, Studentischen Hilfskr?ften, Wissenschaftlichen Hilfskr?ften mit Bachelorabschluss [WHB], Wissenschaftlichen Hilfskr?ften [WHK]) genehmigt werden.
Die Dienstreisegenehmigung muss bei der Abrechnung im Original einer Reise beigef¨¹gt werden. Bei Reisen ohne Kostenerstattung verbleibt dieser bei der*dem Antragsteller*in. Personen, die keinen Arbeitsvertrag haben (z.B. Lehrbeauftragte, Studierende), darf keine Dienstreisegenehmigung ausgestellt werden.

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist rechtzeitig vor Beginn der Dienstreise zu beantragen, sofern keine generelle Dienstreisegenehmigung vorliegt.

Wird kein Dienstreiseantrag gestellt, ist weder ein Versicherungsschutz durch den Arbeitgeber noch ein Anspruch auf Erstattung der Reisekosten gegeben.

Bitte verfolgen und beachten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø die Reise- und Sicherheitshinweise des Ausw?rtigen Amtes. An dieser Stelle wird auch auf die Reise-App des Ausw?rtigen Amtes hingewiesen. Dort sind alle n?tigen Informationen f¨¹r eine sichere und m?glichst reibungslose Auslandsreise in einer Anwendung zusammengefasst.

Das Ausw?rtige Amt empfiehlt deutschen Staatsangeh?rigen dazu, sich unabh?ngig vom Land und von der Dauer des Auslandsaufenthalts ¨¹ber das Internet in die sogenannte Krisenvorsorgeliste (ELEFAND) eintragen zu lassen.

Reisen in L?nder, f¨¹r die das Ausw?rtige Amt eine Reisewarnung ausgesprochen hat, d¨¹rfen nicht durchgef¨¹hrt werden.

Die ?Elektronische Erfassung von Deutschen im Ausland? dient dazu, dass deutsche Auslandsvertretungen die in ihrem Amtsbezirk ans?ssigen Deutschen und ihre Familienangeh?rigen im Notfall schnell erreichen k?nnen. Wer sich nur f¨¹r kurze Zeit im Ausland aufh?lt, kann sich fr¨¹hestens zehn Tage vor Reisebeginn registrieren.

Die M?glichkeit der Online-Registrierung ersetzt die bisher manuell gef¨¹hrten Deutschenlisten der deutschen Auslandsvertretungen. Wer in der ELEFAND-Liste eingetragen ist, wird in regelm??igen Abst?nden aufgefordert, seine Angaben zu best?tigen bzw. zu aktualisieren. Damit sollen Vollst?ndigkeit und Aktualit?t der Registrierungen sichergestellt werden.

F¨¹r Auslandsdienstreisen kann eine Gef?hrdungsbeurteilung oder sogar die Wahrnehmung einer Pflichtvorsorge beim Betriebs?rtzlichen Dienst notwendig sein!
Informationen zu der Gef?hrdungsbeurteilung finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø unter dem Buchstaben G.

Die Liste f¨¹r das aktuelle Jahr 2025 ¨¹ber Auslandstage- und Auslands¨¹bernachtungsgeld finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hier.

Es wird darauf hingewiesen, dass auch f¨¹r Auslandsreisen gilt, dass Dienstreisen auf die f¨¹r das Dienstgesch?ft notwendige Zeit zu begrenzen ist.

Reisekostenabrechnungen m¨¹ssen gem. ¡ì3 LRKG innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten der Reisestelle vorliegen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Danach ist eine Erstattung der Kosten nicht mehr m?glich. Grunds?tzlich sollten Reisen zeitnah nach Beendigung der Reise zur Abrechnung eingereicht werden.

Abrechnungen, die sp?ter in der Reisestelle eingehen, sind verfristet und k?nnen nicht bearbeitet werden (siehe Hinweis auf der Dienstreisegenehmigung).

B

DB Gesch?ftskunden-Portal / 5 % Rabatt

?ber das Gesch?ftskunden-Portal der Deutschen Bahn erhalten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø 5 % Rabatt auf den Flexpreis Business. Die BahnCard Business kann zus?tzlich eingesetzt werden.

Der Gesch?ftskunden-Rabatt darf nur auf dienstlichen Reisen eingesetzt werden (nicht privat!).

Falls 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø eine Anmeldung beim Gesch?ftskunden-Portal der Deutschen Bahn w¨¹nschen, senden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø uns bitte hierf¨¹r eine E-Mail mit Ihrem Namen, Vornamen an Reisekostenstelle@zv.upb.de. In der Reisestelle wird man diese Daten aufnehmen und Ihre Registrierung bei der Deutschen Bahn veranlassen. Nach erfolgter Registrierung bekommen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø eine E-Mail von der Deutschen Bahn mit einem Link, ¨¹ber den 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sich bei der Bahn AG anmelden und Ihren pers?nlichen Firmenkunden-Account anlegen k?nnen. Mehr hierzu unter: Bahn: Informationen zum Online-Ticket

Firmenkundenrabatt der Deutschen Bahn bei Dienstreisen (bahn.corporate)

Die f¨¹r die Universit?t Paderborn g¨¹ltige Kundennummer entnehmen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bitte Ihrer Dienstreisegenehmigung, da eine Ver?ffentlichung der Kundennummer nur hochschulintern erfolgen darf. Laut Reisekostengesetz NRW m¨¹ssen die DB-Fahrkarten f¨¹r Dienstreisen mit dem Firmenkundenrabatt erworben werden.

Online Buchung per PC:
365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø k?nnen Ihr Ticket direkt an jedem PC mit Internetverbindung und Drucker, also nicht nur an Ihrem Arbeitsplatz-PC, online buchen und selbst ausdrucken. Dieser ?Online-Schalter¡° ist 24 Stunden erreichbar. Gezahlt wird mit der Kreditkarte.
Weitere Vorteile des Online-Buchens sind:

- Erstellung von Online-Tickets/Reservierungen bis 10 Minuten vor Abfahrt mit sofortigem Ausdruck.

- Kostenfreie Online-Stornierung bis vor dem 1. Geltungstag m?glich.

- Die Identifizierung erfolgt im Zug mit BahnCard Business, Kreditkarte, oder EC-Karte/Maestro

Kauf am Bahnhofschalter:
365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø erwerben Ihr Bahnticket wie gewohnt am Schalter, z. B beim Reisezentrum im Hauptbahnhof Paderborn. Teilen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø dem Verkaufspersonal dort bitte nur mit, dass die Fahrt ¨¹ber die FKR-Nummer der Universit?t buchen m?chten und halten diese bereit. Dies geht ¨¹brigens an jedem deutschen Bahnhof mit Personal.

Kauf am Fahrkartenautomaten:
Der Kauf einer Fahrkarte mit Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis in Kombination mit dem BahnCard-Rabatt ist nur zul?ssig, wenn 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø eine BahnCard Business haben, die vorher im Firmenkundenportal der Bahn gekauft worden ist. 
Sind 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø nicht im Besitz einer BahnCard, kann der Firmenkundenrabatt auf den Normalpreis ber¨¹cksichtigt werden.

Online-Buchung per Handy:
Wie genau 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hierbei vorgehen: Bahn: Informationen zum Online-Ticket

Verfahrenshinweise f¨¹r die Erstattung einer BahnCard

Gem?? Rundschreiben des Ministeriums der Finanzen vom 22.01.2021:

  • F¨¹r BahnCard Business 25 und 50 ist zwingend erforderlich, dass der*die Dienstreisende eine Prognose ¨¹ber die anstehenden Dienstreisen in den n?chsten zw?lf Monaten abgibt. Anschlie?end erfolgt die Erstattung der BahnCard-Kosten (siehe unten).
  • Private BahnCard 25 und 50 werden erst erstattet, wenn sich diese vollst?ndig amortisiert haben.
  • Die BahnCard 100 ist grunds?tzlich nicht erstattungsf?hig (auch nicht anteilm??ig).

F¨¹r Dienstreisen soll eine BahnCard Business angeschafft werden, da nur mit dieser der Gro?kundenrabatt der Deutschen Bahn gew?hrt wird. Die BahnCard Business kann auch f¨¹r private Reisen genutzt werden. Weitere Informationen zur BahnCard Business finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hier.

F¨¹r Anschaffungen folgende Firmenkundennummer verwenden: 4201492

BahnCard Business werden wie folgt erstattet:

  • Es erfolgt keine anteilige Erstattung mehr.
  • Es ist erforderlich, dass der*die Dienstreisende eine Prognose ¨¹ber die anstehenden Dienstreisen in den n?chsten zw?lf Monaten abgibt.
  • Anschlie?end wird der Anschaffungswert der BahnCard Business mit einem entsprechenden Kontierungsblatt und einer Kopie der BahnCard/Rechnung der BahnCard erstattet.

Privat angeschaffte BahnCard werden wie folgt erstattet:

  • Es erfolgt keine anteilige Erstattung mehr.
  • Bitte reichen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø eine Kopie Ihrer BahnCard/Rechnung der BahnCard zur Nachverfolgung der vollst?ndigen Amortisierung ein.
  • Nach vollst?ndiger Amortisierung wird der Anschaffungswert der BahnCard mit einem entsprechenden Kontierungsblatt erstattet.
  • Der*die Reisende bekommt von der Reisestelle bei vollst?ndiger Amortisierung seiner*ihrer BahnCard einen Auszug mit den entsprechenden Abrechnungsobjekten und den dazu geh?renden anrechenbaren BahnCard-Anteilen (diese werden bei eingereichter Reisekostenabrechnung von der Reisestelle wie bisher errechnet aber nicht anteilig erstattet).

Anhand dieses Auszuges reicht der*die Reisende das hierf¨¹r vorgesehene Kontierungsblatt unter Angabe eines oder mehrere Abrechnungsobjekte in der Reisestelle ein.

Entstandene Kosten f¨¹r Fahrten mit regelm??ig verkehrenden Bef?rderungsmitteln werden bis zur H?he der niedrigsten buchbaren Klasse erstattet.

Ab dem 01.01.2022 k?nnen f¨¹r Bahnfahrten von mindestens zwei Stunden die entstandenen Fahrkosten der 1. Klasse erstattet werden. Liegt bei dem Dienstreisenden eine Behinderung mit einem Grad von mindestens 50 und einem Schwerbehindertenausweis mit Merkzeichen G, aG, GI, BI, Tbl oder H vor, werden die Kosten der 1. Klasse grunds?tzlich erstattet.

Bei Beginn und beziehungsweise oder Ende der Dienstreise an der Wohnung kann eine Erstattung der 1. Klasse f¨¹r regelm??ig verkehrende Bef?rderungsmittel nur erfolgen, wenn auch bei Beginn und beziehungsweise oder Ende an der Dienstst?tte eine Fahrzeit von mindestens zwei Stunden erreicht werden w¨¹rde.

Aufwendung f¨¹r Reisen sind ¨¹ber die Reisestelle abzurechnen. Die Berechnung von Reisekostenerstattung erfolgt erst, wenn die geltend gemachten Auslagen anhand von Originalbelegen oder sonstigen begr¨¹ndenden Unterlagen nachgewiesen werden. Der Reisekostenabrechnung sind folgende Unterlagen beizuf¨¹gen:

  • Belege der Fahrkosten: Fahrkarten und Belege f¨¹r andere Auslagen, z.B. Sitzplatzreservierung etc.
  • Belege der Flugkosten/Flugplan
  • Belege der Unterkunft
  • Belege f¨¹r Nebenkosten, Eintrittskarten etc.
  • die Freistellung oder Genehmigung der Dienstreise im Original

etc.

Das zu belastende Abrechnungsobjekt oder die zu belastenden Abrechnungsobjekte sind auf dem Dienstreiseantrag zu vermerken. Eine Reisekostenerstattung kann nur erfolgen, wenn die Mittel zum Zeitpunkt der Reisekostenabrechnung zur Verf¨¹gung stehen und bei Drittmittelprojekten die Verausgabung den F?rderrichtlinien entspricht.
Bitte beachten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø, dass mit der Unterschrift des*der Abrechnungsobjektverantwortlichen die Verantwortung f¨¹r die Kostendeckung auf der angegebenen Buchungsstelle ¨¹bernommen wird.

C

  • Das aktuelle Formular wird verwendet
  • Nachweis ¨¹ber die Dauer des Dienstgesch?ftes ist beigef¨¹gt
  • Pers?nliche Angaben sind vollst?ndig
  • Reiseziel ist angegeben
  • Reisezweck ist angegeben
  • Daten zur Reisedauer und zur Dauer des Dienstgesch?ftes sind vollst?ndig angegeben
  • Finanzierung ist gesichert (Buchungsstelle und Personalfinanzierung sind angegeben, Vorgesetzte*r hat unterzeichnet)
  • Bef?rderungsmittel ist angegeben & ggf. begr¨¹ndet
  • Finanzierung der Reise gem?? LRKG oder ggf. gem?? Bundesreisekostengesetz (bei einigen Drittmittelprojekten s. Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers)
  • Entscheidung ¨¹ber antragsgem??e oder eingeschr?nkte Einverst?ndniserkl?rung der*des Vorgesetzten

Eine Checkliste zur Abrechnung von Storno-Kosten finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hier.

D

Die Dauer der Dienstreise bestimmt sich nach der Abreise und Ankunft an der Wohnung.

Wird die Dienstreise an der Dienstst?tte angetreten oder beendet, tritt diese an die Stelle der Wohnung.

Weitere Hinweise zur Erstattung:

  • Eine Erstattung des Deutschlandstickets setzt eine vollst?ndige monatliche Amortisierung voraus. Daher ist es notwendig, dass mit der Reisekostenabrechnung ein Nachweis (in Form eines Screenshots) ¨¹ber den regul?ren Fahrpreis eingereicht wird. Sollte die Amortisierung im jeweiligen Monat nur mit mehreren Dienstreisen erreicht werden, sind diese Dienstreisen geb¨¹ndelt f¨¹r einen Monat mit den Reisekostenabrechnungen einzureichen. Eine anteilige Erstattung ist nicht m?glich!
  • Zus?tzliche Kosten (z.B. weitergehende notwendige Fahrten mit dem ICE) werden wie bislang erstattet.
  • Deutschlandtickets k?nnen nur privat erworben werden. Eine Beschaffung durch die Dienststelle ist nicht m?glich.
  • Da das Deutschlandticket im Rahmen eines Abonnements erworben wird, wird darauf hingewiesen, dass in den Monaten, in denen keine oder keine vollst?ndige Amoritiserung nachgewiesen werden kann, seitens der UPB auch keine Erstattung im Rahmen von Dienstreiseabrechnungen erfolgen kann.

F¨¹r Beratungen, auch im Vorfeld bei der Planung von Dienstreisen, steht die Reisestelle gerne zur Verf¨¹gung

In Drittmittelprojekten, bei denen der Mittelgeber die Anwendung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) o.a. (Sonderbestimmungen DAAD) anstelle des LRKG vorschreibt, muss unbedingt in jedem Einzelfall angegeben werden (s. Formular "Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise"), das Bundesrecht o.a. anzuwenden ist.
Die Festlegung welches Recht oder welche Bestimmung im Einzelfall anzuwenden ist, erfolgt durch die Projektleitung (s. a. Verwendungsrichtlinien des Drittmittelgebers).

Wichtig!
1. In Drittmittelprojekten k?nnen f¨¹r die Ermittlung und Berechnung von Reisekosten andere Regelungen als die des Landesreisekostengesetzes (LRKG) anwendbar sein (z. B. Bundesreisekostengesetz o. a. Sonderbestimmungen, Pauschalen DAAD, ¡­). Diese Regelungen ergeben sich aus dem Zuwendungsbescheid und den Nebenbestimmungen des jeweiligen Drittmittelprojektes. Die Projektleitung hat daf¨¹r Sorge zu tragen, dass die jeweils geltenden Bestimmungen angewendet werden, und muss diese unbedingt in jedem Einzelfall angeben (s. Formular "Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise").

2. Bitte beachten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hierbei unbedingt die Angabe der Personalfinanzierung auf dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise. Sollte die Personalfinanzierung nicht mit dem Abrechnungsobjekt f¨¹r die Kostenerstattung ¨¹bereinstimmen wird der Dienstreiseantrag zur Pr¨¹fung an die Drittmittelverwaltung weitergeleitet (sog. Drittmittelschleife).

Nach erfolgter Pr¨¹fung von der Drittmittelverwaltung mit dem Hinweis:

  • Dienstreise kann wie angegeben abgerechnet werden.
    Dienstreiseantrag wird von der Reisestelle genehmigt und anschlie?end an den Antragsteller zur¨¹ckgesandt.
     
  • Dienstreise kann nicht wie angegeben abgerechnet werden.
    Dienstreiseantrag wird von der Reisestelle ohne Genehmigung an den Antragsteller zur¨¹ckgesandt mit der Bitte um Kl?rung des Pr¨¹fvermerks der Drittmittelverwaltung.

Eine Dienstreise am Dienst- oder Wohnort ist eine Fahrt, welche/r innerhalb des Dienst-/Wohnortes vorgenommen wird, um ein Dienstgesch?ft au?erhalb der Dienstst?tte zu erledigen. Die*Der Reisende muss seiner*seinem Vorgesetzten diese Dienstreise m¨¹ndlich mitteilen. Der Dienstort ist Paderborn. Soweit ein anderer Dienstort bestimmt wurde (bspw. ¨¹ber einen ?nderungsvertrag), ist der Dienstort diejenige Gemeinde, in der sich die Dienstst?tte der*des Dienstreisenden befindet. Diese Dienstreise ist auf das zeitlich notwendige Ma? zu beschr?nken. Abrechnungsf?hige Kosten (Tagegeld, Fahrkosten) werden im Rahmen einer Reisekostenabrechnung abgebildet.

Ausnahme: Dienstreisen am Dienst- oder Wohnort zu Tagungen und Konferenzen, bei denen entsprechende Teilnahmegeb¨¹hren anfallen.

F¨¹r Abrechnungen von Fahrtkosten/Tagegeld nach Beendigung der Dienstreise kann die Kostenerstattung mit dem Formular "Reisekostenabrechnung" beantragt werden. Bei h?ufigen Dienstreisen dieser Art empfiehlt es sich, ein Formular f¨¹r mehrere Dienstreisen zu verwenden. Auf der Abrechnung ist unbedingt die Unterschrift der*des Vorgesetzten/budgetverantwortliche Person sowie die zu belastende Kostenstelle anzugeben. Sechs Monate nach Beendigung der einzelnen Dienstreise ist der Erstattungsanspruch verj?hrt.

Dienstreise-Vollkaskoversicherung f¨¹r private Kfz

F¨¹r die Besch?ftigten der Universit?t Paderborn besteht die M?glichkeit zum Abschluss der Dienstreise-Kasko durch einen Rahmenvertrag mit der Provinzial Versicherung.

Hier finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø die Antragsformulare.

Die Dienstreise-Vollkaskoversicherung ist in Abschnitt D. des Versicherungsausweises geregelt. Versichert ist das private Fahrzeug (Pkw oder Kraftrad) des Mitarbeiters w?hrend einer Dienstfahrt. Es gilt eine Selbstbeteiligung von 300 € je Schadenereignis - sowohl f¨¹r Vollkasko- als auch f¨¹r Teilkaskosch?den. Diese Selbstbeteiligung wird durch die Unfallf¨¹rsorge der Dienststelle abgedeckt, wenn ein Sachschaden an einem privaten KFZ im Rahmen einer genehmigten Dienstreise nicht vors?tzlich, grob fahrl?ssig oder durch einen ermittelbaren Dritten entsteht. Der Jahresbeitrag richtet sich nach der j?hrlichen dienstlichen Fahrleistung.

  • F¨¹r Teilkaskosch?den leisten wir nur, wenn und soweit nicht eine andere Kaskoversicherung eintrittspflichtig ist.
  • Bei Vollkaskosch?den k?nnen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø die Entsch?digungsleistung zuerst aus diesem Rahmenvertrag geltend machen (siehe Produktinformationsblatt auf den Seiten 10+11).

Unser Formular stellen wir als beschreibbares PDF-Dokument zur Verf¨¹gung (PDF-Formulare lassen sich einfach per Mail versenden, ausf¨¹llen, speichern und drucken. Lediglich die handschriftlichen Unterschriften m¨¹ssen noch erg?nzt werden.)

Zur Beantragung der Dienstreiseversicherung ben?tigen wir:

In das Formular wurde eine Funktion eingebaut, dank der nur die erste Seite des Versicherungsausweises bzw. des SEPA-Mandates ausgef¨¹llt werden muss. Die Durchschriften werden automatisch gef¨¹llt.

Achtung: Beachten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bitte, dass die Beitr?ge nur durch Lastschrift eingezogen werden k?nnen. Eine Zahlung per Rechnung ist nicht m?glich.

Postanschrift: Provinzial-Allee 1, 48131 M¨¹nster
Tel. +49 251 219-2822
Fax +49 251 219-3716
www.provinzial-online.de

Achtung: Sollten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø Ihr privates Kfz. auch privat mit einer Vollkaskoversicherung abgesichert haben, vergewissern 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sich bitte vor Abschluss der Dienstreise-Vollkaskoversicherung, dass ein Schadensfall im Rahmen einer Dienstreise nicht zu einer H?herstufung in Ihrer privaten Vollkaskoversicherung f¨¹hrt, wenn 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø auch die Dienstreise-Vollkaskoversicherung abgeschlossen haben. Die Versicherungen einigen sich manchmal, den Schaden h?lftig zu ¨¹bernehmen; dann muss aber auch gekl?rt sein, dass Ihre private Versicherung 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø nicht h?herstuft!!!

E

Informationen zum Thema Entsendung entnehmen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bitte diesem Informationsblatt.

365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍøhe auch ¡°A1-Bescheinigung¡± unter dem Punkt A.

Exkursionen sind ausw?rtige Lehrveranstaltungen der Universit?t Paderborn und nur zul?ssig, wenn sie im Rahmen von Lehrveranstaltungen des jeweiligen Studiengangs notwendig sind.

Hinweise zum Thema Versicherungsschutz sind hier zu finden.

F¨¹r Exkursionen ist immer eine Gef?hrdungsbeurteilung zu erstellen.

Bei der Durchf¨¹hrung von Exkursionen ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit immer zu beachten.

Es ist nicht zul?ssig, Exkursionen ¨¹ber ein privates Konto abzuwickeln. Sollte kein AO f¨¹r eine geplante Exkursion zur Verf¨¹gung stehen, kann hierf¨¹r ein separates AO eingerichtet werden.

Vorgehen in zeitlicher Reihenfolge

1. Beantragung von Dienstreisegenehmigung f¨¹r die Leitung und f¨¹r die Begleitperson von Exkursionen

  • Exkursionsreisen sind mit dem Formular ?Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise¡° von allen mitreisenden Besch?ftigten (nicht von Studierenden, Lehrbeauftragten und Doktoranden ohne Besch?ftigungsverh?ltnis) rechtzeitig vor Exkursionsbeginn im Dezernat 4, Reisestelle, einzureichen. Auf den Dienstreiseantr?gen ist zu vermerken, wer die Exkursionsleitung ist, da nur diese die M?glichkeit hat, Buchungskosten f¨¹r die Gruppe abzurechnen.
  • Folgende Angaben in der Dienstreisegenehmigung sind u.a. besonders notwendig: Angabe der Verbuchungsstelle, des Personalfinanzierungs-Abrechnungsobjektes (Prof. sind hier ausgenommen), Name der Exkursionsleitung, Einverst?ndnis durch Unterschrift des Dekans. Zudem ist eine formlose Erkl?rung beizuf¨¹gen, dass es sich um eine Exkursion im Rahmen von Lehrveranstaltungen des jeweiligen Studiengangs f¨¹r die Studierenden handelt.
  • Falls es zu diesem Zeitpunkt bereits eine Teilnehmerliste gibt, bitte diese beif¨¹gen. Falls die Teilnehmerliste noch nicht feststeht, ist diese sp?testens zu Exkursionsbeginn mit dem aktuellen Stand zu dokumentieren und der sp?teren Abrechnung beizuf¨¹gen (die Teilnehmerliste ist besonders wichtig f¨¹r den Versicherungsschutz).
  • Bitte die Gef?hrdungsbeurteilung mit dem Dienstreiseantrag einreichen.

2. Teilnehmerliste

  • Teilnehmende sind: die Exkursionsleitung, weitere Begleitpersonen, Studierende (f¨¹r Studierende ist keine Dienstreisegenehmigung erforderlich)
  • Die Zahl der Begleitpersonen sollte zur ordnungsgem??en wissenschaftlichen Betreuung der Studierenden in einem angemessenen Verh?ltnis zu der Anzahl der Studierenden stehen, wobei auch hier die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten ist.

3. Versicherungsschutz

  • Alle Exkursionsteilnehmer*innen sind grunds?tzlich aufgrund der Genehmigung und der Teilnehmerliste ¨¹ber den Unfallversicherungstr?ger f¨¹r den ?ffentlichen Dienst, die Unfallkasse NRW, gesetzlich versichert (Beamte nicht, da sie direkt ¨¹ber die UPB abgesichert sind).
  • F¨¹r die Exkursionen ohne Kosten sind eine Genehmigung und eine Teilnehmerliste ebenfalls zwingend notwendig, da nur auf der Grundlage der Genehmigung der Versicherungsschutz gesichert ist.

N?here Einzelheiten zum Versicherungsschutz sind in der Infobrosch¨¹re (insbes. S. 6 und 7) der Landesunfallkasse NRW nachzulesen, die 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hier finden.

4. Konkrete Planung der Exkursion

  • Bitte wenden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sich an die Beschaffungsstelle! Exkursionen sind vom Direktkauf ausgeschlossen und somit immer ¨¹ber das SG 1.4 abzuwickeln!
  • Bitte bereiten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø schon jetzt pr¨¹ff?hige Unterlagen f¨¹r die sp?tere Abrechnung vor (Listen ¨¹ber die Kosten f¨¹r Fahrten, ?bernachtungen, Eintrittsgelder etc., aber auch ¨¹ber die finanziellen Beteiligungen der einzelnen Studierenden). Sollten Zusch¨¹sse aus weiteren AO gew?hrt werden, bitte auch diese den Unterlagen beif¨¹gen. Sofern Teilnahmebeitr?ge von Studierenden vorgesehen sind, sind diese bei der Universit?t Paderborn auf ein entsprechendes Abrechnungsobjekt (AO) einzuzahlen.
  • Buchungen: Bei Buchungen sind immer die Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten, die Grunds?tze des Landesreisekostengesetzes sind. Zudem bitte aber auch auf g¨¹nstige Stornierungsm?glichkeiten achten!

5. Erstattungsf?hige Auslagen

  • Auslagen der Exkursionsleitung sowie der Begleitpersonen werden nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) oder bei Auslandsreisen nach der Auslandskostenerstattungsverordnung (AKEVO) erstattet und sind mit einer Reisekostenabrechnung geltend zu machen.
  • Falls die Fahrkosten bzw. Kosten f¨¹r die Unterkunft bereits ¨¹ber die Aufwendungen der Exkursionsgemeinschaft abgerechnet worden sind, k?nnen keine weiteren Fahrkosten bzw. Unterkunftskosten gezahlt werden. Dies ist in der Reisekostenabrechnung anzugeben.

Fahr- und Flugkosten

  • F¨¹r Fahrten sollen nach M?glichkeit ?ffentliche Verkehrsmittel in Anspruch genommen werden. Das Semesterticket ist soweit m?glich zu nutzen.

Reisebus

  • Vor Beginn der Fahrt sind Kostenvoranschl?ge von drei Busunternehmen einzuholen. Wie oben erw?hnt, ist das Dez. 1.4 bei der Angebots- und Auftragsvergabe im Rahmen von Exkursionen zu beteiligen.

Flugkosten

  • Im Ausnahmefall d¨¹rfen auch Flugkosten erstattet werden, wenn dies wirtschaftlich ist. Erstattungsf?hig sind nur die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse. Bei Inlandsfl¨¹gen wird jedoch maximal der Betrag erstattet, der bei einer Landreise erstattungsf?hig w?re. Aus Klimaschutzgr¨¹nden sollte hierauf verzichtet werden.

Unterkunftskosten (ohne Verpflegungsleistungen)

  • Kosten f¨¹r die Unterkunft sind entweder per Rechnung (vom Exkursionsleiter) nachzuweisen oder bei einer privaten Unterkunft mit 20,00 €/Nacht im Inland und mit 30,00 €/Nacht im Ausland je Teilnehmer*in erstattungsf?hig.

?bernachtungen in Jugendherbergen:

  • Die Universit?t Paderborn ist Mitglied im Deutschen Jugendherbergswerk; Infos dazu finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø unter dem Punkt J. Sollte ein Ausweis ben?tigt werden, wenden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sich bitte an die Reisestelle.

Nebenkosten

Erstattet werden notwendige Nebenkosten wie:

  • Eintrittsgelder
  • Kosten f¨¹r F¨¹hrungen
  • Fahrtkosten am Exkursionsort
  • Kopierkosten f¨¹r Exkursionsunterlagen (Tour Beschreibung, Landkarten, u. ?.)
  • Ausleihgeb¨¹hren
  • Raummieten sowie
  • Geb¨¹hren f¨¹r Reservierungen, Buchungen und Stornierungen.

Nicht erstattungsf?hig sind z.B.

  • private Versicherungen
  • Auslagen f¨¹r Freizeitgestaltung w?hrend der Exkursion
  • Reinigungs-/Instandsetzungskosten
  • Auslagen f¨¹r gesellschaftliche und repr?sentative Verpflichtungen (z. B. Bewirtungskosten von anderen Personen, Gastgeschenke, Trinkgelder)

6. Zahlung von Abschl?gen oder Direktkontierungen f¨¹r Buchungen im Rahmen der Planung der Exkursion

Bei Verauslagung von Kosten durch die Exkursionsleitung:

  • Bitte einen Antrag auf Gew?hrung eines Abschlages zusammen mit den Original-Zahlungsbelegen und der Original-Dienstreisegenehmigung f¨¹r die Exkursionsleitung bei der Reisestelle einreichen. Es ist auch m?glich, zeitversetzt weitere Abschl?ge zu beantragen.

Bei Rechnungen f¨¹r Buchungen:

  • Wenn Rechnungen (z.B. Rechnungen von Reiseb¨¹ros f¨¹r Fl¨¹ge, Busunternehmen, Jugendherbergen, Hotelrechnungen etc.) direkt gezahlt werden sollen, bitte diese Rechnungen zusammen mit der Original-Dienstreisegenehmigung der Exkursionsleitung und diesem Kontierungsblatt bei der Reisestelle einreichen. Auf dem Kontierungsblatt bitte die Auftragsnummer der Beschaffungsstelle nicht vergessen!

7. Abrechnung der Exkursion

  • Exkursionen sind innerhalb der Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Exkursion von der Exkursionsleitung abzurechnen.
  • Bei der Abrechnung von Exkursionen d¨¹rfen nur solche Ausgaben ber¨¹cksichtigt werden, die zur Durchf¨¹hrung der Exkursion notwendig waren.

F¨¹r die Exkursionsabrechnung wird das Reisekostenabrechnungsformular verwendet mit dem Sachkonto 6851 (Exkursionen). Das angegebene Abrechnungsobjekt muss mit Namen und Unterschrift des Budgetverantwortlichen gegengezeichnet werden.

Der Exkursionsleiter gew?hrleistet mit seiner Unterschrift die Richtigkeit der Angaben.

Die Abrechnung ist mit den folgenden Unterlagen in der Reisestelle einzureichen:

  • Sind Eigenanteile von den Studierenden zu leisten, ist dies in der Abrechnung anzugeben.
  • Dienstreisegenehmigung nebst Teilnehmerliste sowie Gef?hrdungsbeurteilung
  • Originalbelege aller Ausgaben. Bei bereits bezahlten Kosten reicht eine Kopie der Rechnung
  • Kostenerstattung von Studierenden mit Nachweis ¨¹ber das Kontierungsblatt "Erstattung verauslagter Kosten"

Zusch¨¹sse von dritter Seite (z. B. DAAD-Zusch¨¹sse) sind auf die erstattungsf?higen Auslagen anzurechnen. Diese sind von der Exkursionsleitung anzugeben und zu belegen.

Ma?geblich ist ¡ì 7 der Reisekostenrichtlinie der Universit?t Paderborn.

Die Leitlinien f¨¹r umweltvertr?glichere Dienstreisen sind zu beachten.

Die Einladungen und/oder Beauftragungen f¨¹r G?ste, die Aufgaben f¨¹r die Universit?t Paderborn wahrnehmen, sollen der Klarheit wegen den Verweis auf eine Reisekostenerstattung nach den Regelungen der o.g. Reisekostenrichtlinie in Anlehnung an das Landesreisekostengesetz enthalten. Es besteht auch die M?glichkeit, die Reisekostenerstattung z.B. auf einen max. Betrag einzugrenzen. Die Entscheidung ob und in welcher H?he Reisekosten von Externen ¨¹bernommen werden sollen, obliegt der einladenden Stellen.

Eine vorherige, auch abschlagsweise Erstattung von Reisekosten ist bei Externen nicht zul?ssig.

Die Beantragung auf Erstattung der Reisekosten erfolgt, mit dem Vordruck "Reisekostenabrechnung" unter Beif¨¹gung der Einladung/Beauftragung und aller Rechnungsbelege. Auch hier sind die Reisen innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten einzureichen.

?bernachtungsangebote in Paderborn mit Sonderkonditionen finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø unter dem Buchstaben H!

F

Laut den Leitlinien der Universit?t f¨¹r umweltvetr?gliche Dienstreisen sind Inlandsfl¨¹ge m?glichst ganz zu vermeiden.

Im Hinblick auf die zu beachtende Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei Dienstreisen sind bei Flugbuchungen Flextarife und auch Tarife, die wegen Bonusmeilen teurer sind, nicht erstattungsf?hig.

Was ist erstattungsf?hig?

  • Wird aus dienstlichen Gr¨¹nden ein Flugzeug benutzt, werden die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse erstattet.
  • F¨¹r den Fall, dass die reine Flugzeit mind. f¨¹nf Stunden betr?gt, k?nnen die Kosten der n?chsth?heren Klasse erstattet werden. Das Einverst?ndnis der Budgetverantwortung ist im Vorfeld einzuholen.
  • Vor der Buchung steht Ihnen auch die Reisestelle gern beratend zur Verf¨¹gung.
  • Fl¨¹ge innerhalb von Deutschland sind zu vermeiden.

Bonusprogramm

  • Fluggesellschaften haben in den letzten Jahren Bonusprogramme f¨¹r Vielflieger (z. B. ?Miles & More¡° der Lufthansa) eingef¨¹hrt.
  • Danach werden jedem Fluggast, der die entsprechende Mitgliedschaft beantragt, die geflogenen ?Meilen¡° auf einem pers?nlichen Konto gutgeschrieben.
  • F¨¹r die Gutschrift spielt es keine Rolle, ob der Fluggast selbst oder ein Dritter die Reise bezahlt. Zur reisekostenrechtlichen Behandlung derartiger Verg¨¹nstigungen (z. B. Freifl¨¹ge) hat sich das Finanzministerium wie folgt ge?u?ert: ?Aufgrund des im Reisekostenrecht allgemein zu beachtenden Sparsamkeitsgrundsatzes sind die im Rahmen von Dienstreisen und Heimfahrten erworbenen Verg¨¹nstigungen ausschlie?lich f¨¹r dienstliche Zwecke einzusetzen.¡°
  • Flugkosten f¨¹r Fl¨¹ge mit h?heren Preisen aufgrund von z.B. 150% oder 200% Bonusmeilen k?nnen nur nach vorheriger Abstimmung mit der Reisestelle erstattet werden.
  • Die in Frage kommenden Besch?ftigten sind daher darauf hinzuweisen, dass im Falle der Teilnahme an Bonusprogrammen die dienstlich erworbenen Meilenguthaben wiederum nur bei Dienstreisen oder Heimfahrten einzusetzen sind und sonstige Pr?mien nicht in Anspruch genommen werden.

Privater Aufenthalt w?hrend einer Dienstreise

365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø verbinden Ihre Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt.

  • Es sind nur Kosten erstattungsf?hig, die f¨¹r die Durchf¨¹hrung der Dienstreise ohne privaten Aufenthalt entstehen w¨¹rden.
  • Bitte holen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø belastbare Flugvergleichsangebote f¨¹r den/die fiktiven Flug/Fl¨¹ge am Buchungstag ein, aus dem auch das Buchungsdatum hervorgeht.
  • Flugvergleichsangebote k?nnen nicht r¨¹ckwirkend eingeholt werden! Eine Erstattung von Flugkosten ohne aussagekr?ftige Flugvergleichsangebote (gleiche Airline, sowie f¨¹r gleiche Ankunfts- bzw. Abflugorte und Reisezeiten) ist nicht m?glich!

Auch hier steht Ihnen die Reisestelle gern vor der Buchung beratend zur Seite.

Reisekostenabrechnungen m¨¹ssen gem. ¡ì3 LRKG innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten der Reisestelle vorliegen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. Danach ist eine Erstattung der Kosten nicht mehr m?glich. Grunds?tzlich sollten Reisen zeitnah nach Beendigung der Reise zur Abrechnung eingereicht werden.

Abrechnungen, die sp?ter in der Reisestelle eingehen, sind verfristet und k?nnen nicht bearbeitet werden (siehe Hinweis auf der Dienstreisegenehmigung).

G

Reisekostenabrechnungen von Gastvortragenden, die an die Universit?t Paderborn kommen, werden nicht ¨¹ber die Reisestelle abgerechnet.

In diesen F?llen sind alle Reisekosten im Rahmen der Gastvortragsverg¨¹tung geltend zu machen. Bitte richten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø dies an Dez. 2.4 - Frau Backer (Backer-I@zv.uni-paderborn.de, 60-2806)

  • Auslandsaufenthalte mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgef?hrdungen sowie Reisen von einer Dauer von mehr als 3 Monaten: 
    F¨¹r T?tigkeiten in Tropen und Subtropen und Auslandsaufenthalte mit besonderen klimatischen Belastungen und Infektionsgef?hrdungen sowie bei Auslandsaufenthalten von insgesamt mehr als 3 Monaten pro Jahr muss vor der Dienstreisegenehmigung eine Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung sowie eine Gef?hrdungsbeurteilung durchgef¨¹hrt werden. Informationen hierzu finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø beim Arbeitsschutz.
    Eine ?bersicht ¨¹ber die betroffenen L?nder finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hier.
    Mit dem Dienstreiseantrag sind der Nachweis ¨¹ber die Untersuchung und die Gef?hrdungsbeurteilung einzureichen. Anderenfalls kann keine Dienstreisegenehmigung erteilt werden.
    Bitte informieren 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sich im Vorfeld ¨¹ber Hinweise des Ausw?rtigen Amtes f¨¹r Ihr Reiseland.
     
  • Alle weiteren Dienstreisen und Exkursionen ins Ausland und auch im Inland:
    F¨¹r alle weiteren Dienstreisen ins Ausland oder auch im Inland sind grunds?tzlich Gef?hrdungsbeurteilungen vor der Reise zu erstellen.
    Hinweise finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hierzu beim Arbeitsschutz.
  • F¨¹r Exkursionen ist grunds?tzlich eine Gef?hrdungsbeurteilung zu erstellen.

 

Sollten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hier Fragen haben, lassen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sich von unseren Mitarbeitenden im Arbeitsschutz bzw. Betriebs?rztin beraten.
Sofern 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hier unzureichende Angaben machen, kann Ihr arbeitsrechtlicher Versicherungsschutz gef?hrdet sein.
Bitte informieren 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sich im Vorfeld ¨¹ber Hinweise des Ausw?rtigen Amtes f¨¹r Ihr Reiseland.

Eine Dienstreise darf nur angetreten werden, wenn die*der Dienstvorgesetzte durch Abzeichnung ihr*sein Einverst?ndnis erkl?rt und die Reise durch die Reisestelle bewilligt worden ist. In begr¨¹ndeten Ausnahmef?llen kann eine Dienstreise auch r¨¹ckwirkend genehmigt werden. Wird eine nicht genehmigte Dienstreise angetreten, k?nnen keine Reisekosten erstattet werden!

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise ist rechtzeitig vor Beginn der Dienstreise zu beantragen!

Eine generelle Dienstreisegenehmigung wird durch Dezernat 4.1 (Herr Stork - B1.232 - 05251 60-3768) erteilt, wenn ein*e Bedienstete*r regelm??ig wiederkehrend gleichartige Dienstgesch?fte an demselben Gesch?ftsort f¨¹r eine bestimmte Dauer erledigen muss.

Den Antrag auf Erteilung einer generelle Dienstreisegenehmigung finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hier.

Bitte melden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sich bei R¨¹ckfragen in der Reisestelle.

F¨¹r Professor*innen kann eine generelle Dienstreisegenehmigung f¨¹r das Inland erteilt werden. Die generelle Dienstreisegenehmigung gilt bis zum Ausscheiden aus dem aktiven Dienst der Universit?t Paderborn.
Bez¨¹glich des erforderlichen Formulars melden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sich bitte in der Reisestelle.

H

Nach dem LRKG k?nnen notwendige ?bernachtungskosten erstattet werden.

Die Notwendigkeit von ?bernachtungen ergibt sich schl¨¹ssig aus der Art der Reisef¨¹hrung (Antritt einer Dienstreise m¨¹sste ohne vorherige ?bernachtung bereits vor 6.00 Uhr erfolgen, eine R¨¹ckkehr ohne ?bernachtung w?re erst nach 22.00 Uhr m?glich).

Erstattet werden kann die ?bernachtungspauschale i.H.v. 20,- € pro Nacht ohne Rechnungsbeleg oder mit Rechnungsbeleg die nachgewiesenen ?bernachtungskosten ohne Fr¨¹hst¨¹ck (auf der Rechnungsanschrift muss die UPB vermerkt sein) bis 80,- € ohne Unterscheidung nach Klein- oder Gro?st?dten. H?here ?bernachtungskosten m¨¹ssen in jedem Fall begr¨¹ndet werden.

Bitte beachten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø auch die Hinweise zur sogenannten Bettensteuer!

Im folgenden finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø Buchungslinks f¨¹r ausgew?hlte Hotels. Bitte beachten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø, dass diese Links zu Hotelbuchungen mit Sonderkonditionen ausschlie?lich f¨¹r dienstliche Zwecke zu nutzen sind! Die private Verwendung sowie die unberechtigte Weitergabe an Dritte sind nicht gestattet!

Hier finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø die verschiedenen Buchungslinks: /zv/4-1/dienstreisen-1/dienstreisen-stichwortverzeichnis/hotelbuchungen

J

Die Universit?t Paderborn ist Mitglied im Deutschen Jugendherbergswerk und erh?lt j?hrlich international g¨¹ltige DJH-Gruppenkarten.

Die Mitgliedskarten k?nnen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø z.B. bei Exkursionen im In- und Ausland einsetzen.

N?here Informationen entnehmen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bitte dem Schreiben der DJH-Service GmbH vom 09.01.2025.

Die Mitgliedskarte (Jugendherbergsausweis) erhalten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bei

Ilona Backer Raum B 3.342 Tel. -2806

Michael Stork Raum B 1.232 Tel. -3768

Sollten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø Fragen haben, stehen Ihnen v. g. Ansprechpartner*innen gern zur Verf¨¹gung.

Jugendherbergsausweis/DJH-Mitgliedskarte

Kartennummer: 022-15511595 001 Z

K

Zu Ihrer eigenen Absicherung wird zudem dringend zu einer Auslandskrankenversicherung (mit R¨¹ckholung) geraten!

Bitte beachten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø, dass diese nach dem LRKG nicht erstattungsf?hig sind:

  • Auslandskrankenversicherung (mit R¨¹ckholung)
  • besondere Unfallversicherung (auch Flugunfallversicherung) oder Krankenversicherung
  • Reiser¨¹cktrittsversicherung

L

Eine Dienstreise (In- und Ausland) ist eine Reise zur Erledigung eines Dienstgesch?ftes au?erhalb der Dienstst?tte.
Bei der Anordnung, Genehmigung und Durchf¨¹hrung der Dienstreise ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
Dienstreisen sollen nur durchgef¨¹hrt werden, wenn sie aus dienstlichen Gr¨¹nden notwendig sind und eine kosteng¨¹nstigere Erledigung des Dienstgesch?fts insbesondere durch Nutzung digitaler Kommunikationsm?glichkeiten nicht m?glich oder nicht sinnvoll ist. 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø sind wirtschaftlich durchzuf¨¹hren und zeitlich auf das notwendige Ma? zu beschr?nken. Bei der Wahl des Bef?rderungsmittels sind neben wirtschaftlichen Gesichtspunkten insbesondere Aspekte des Klimaschutzes zu ber¨¹cksichtigen.
Die Dienstreise ist - soweit triftige Gr¨¹nde nicht entgegenstehen - vorrangig mit ?ffentlichen Verkehrsmitteln durchzuf¨¹hren.

Ma?gebend f¨¹r alle dienstlichen Reisen ist das Landesreisekostengesetz NRW (LRKG).

Seit dem 20.07.2023 verf¨¹gt die Universit?t Paderborn ¨¹ber neue Reiserichtlinien.

Die Leitlinie f¨¹r umweltvertr?glichere Dienstreisen behandelt u.a. die Themen der Kompensation von CO2-Emissionen.

Weitere Informationen finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø in der Leitlinie f¨¹r umweltvertr?glichere Dienstreisen.

365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍøhe auch "Reisekostenrichtlinie der UPB" unter dem Buchstaben R.

M

Hier finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø das Merkblatt f¨¹r Zoll- und Exportkontrolle.

Hinweise zu Mietfahrzeugen und deren Erstattungsm?glichkeiten f¨¹r Dienstreisen

Rahmenvertr?ge mit Miet-Kfz Firmen konnten wegen enormer Preissteigerungen nicht geschlossen werden. Die Firmen vermeiden, sich durch langfristige Verpflichtungen an festgelegte Preise zu binden.

Stattdessen bieten die Miet-Kfz Firmen die M?glichkeit an, als Firmenkunde Rabatte bei den jeweils aktuellen Preisen zu erhalten und stellen hierf¨¹r Buchungslinks zur Verf¨¹gung. Diese M?glichkeit kann bei den unten gelisteten Firmen genutzt werden. Bei Ihren Buchungen ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Klimaschutz zu beachten. Erstattungsf?hig sind Buchungen bis zur Kompaktklasse/Mittelklassewagen, wie z.B. Passat Kombi oder Mondeo). Buchungen von Fahrzeugen wie z.B. SUV, der Oberklasse oder auch Cabrios sind im Hinblick auf die durch das Reisekostengesetz vorgegebene Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie den Leitlinien f¨¹r umweltvertr?glichere Dienstreisen nicht erstattungsf?hig.

Bitte beachten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø immer bei der Buchung von Miet-Kfz unbedingt die folgenden Punkte:

  • Erstattungsf?hig sind nur Kosten f¨¹r Mietfahrzeuge bis zu einer bestimmten Fahrzeugklasse (Kompaktklasse). Nicht erstattungsf?hig sind h?here Fahrzeugklassen, insbesondere SUV, die f¨¹r die Durchf¨¹hrung von Dienstreisen in der Regel nicht notwendig sind. H?here Fahrzeugklassen sind nicht nur in der Tagesrate teurer, sondern auch bei der H?he des Selbstbehaltes f¨¹r die Vollkasko, was beides nicht erstattungsf?hig ist.
  • Im Schadensfall an einem Miet-Kfz ist bei den Miet-Kfz-Firmen eine Selbstbeteiligung durch den Mieter zu zahlen. Diese Kosten d¨¹rfen nur bei Sachsch?den an Fahrzeugen aus dem Reisekosten-AO erstattet werden, wenn der Schaden nicht durch einen ermittelbaren Dritten und nicht durch Vorsatz oder grobe Fahrl?ssigkeit entstanden sind. Bei Drittmitteln erfolgt zus?tzlich die Pr¨¹fung, ob die F?rderrichtlinien diese Erstattung zulassen. Bitte bei der Reiseplanung auch darauf achten, in welcher H?he der Selbstbehalt f¨¹r die Vollkasko des gew?hlten Fahrzeuges liegt. Es ist m?glich, durch Zusatzzahlungen die H?he des Selbstbehaltes zu verringern, was auch aus dem Reisekosten-AO erstattet werden kann. Hier muss die budgetverantwortliche Person entscheiden, welche finanziellen Ausgaben sie*er entweder bei der Buchung oder im Schadensfall bereit ist, einzugehen.
  • Eine Reduzierung auf weniger als 300,- € ist nicht notwendig und daher nicht erstattungsf?hig.
  • Im Schadensfall umgehend die Reisestelle per Mail informieren.
  • Zus?tzliche Versicherungen (wie z.B. Insassenversicherung, etc.) sind nicht notwendig und auch nicht erstattungsf?hig. Bitte bei der Buchung auf ?versteckte Kosten¡° achten, im Zweifelsfall nachfragen oder vor der Buchung mit der Reisestelle kl?ren.
  • Weitere nicht erstattungsf?hige Positionen: Winterreifen in den Sommermonaten, Klimaschutzbeitrag
  • Kosten, die rund um einen Tankservice bei der Mietwagenstation anfallen, sind nicht erstattungsf?hig, da die Mietwagenfirmen h?ufig einen h?heren Literpreis und eine zus?tzliche Tankgeb¨¹hr berechnen und dies weder wirtschaftlich noch sparsam ist.
  • Bei der ?bernahme eines Miet-Kfz auf Sch?den achten und darauf bestehen, dass diese im ?bernahmeprotokoll dokumentiert sind. Bei der R¨¹ckgabe des Miet-Kfz mit dem ?bergabeprotokoll best?tigen lassen, dass kein Schaden am Fahrzeug entstanden ist. Bei der R¨¹ckgabe des Fahrzeugs au?erhalb der Gesch?ftszeiten bitte Fotos vom Fahrzeug machen.
  • Vor der Buchung von ?Nutzfahrzeugen¡° wie z.B. LKW oder Transporter oder bei einer dienstlich notwendigen Buchung oberhalb der Kompaktklasse bitte vorher die Reisestelle involvieren.

Hier finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø die Buchungslinks zu den Mietwagenfirmen.

F¨¹r die Mitnahme von weiteren Hochschulangeh?rigen im eigenen PKW sowie Sachen, die erfahrungsgem?? eine ¨¹berm??ige Abnutzung des Kraftfahrzeugs bewirken, wird eine Mitnahmeentsch?digung von 5 Cent je Kilometer gew?hrt.

Wird aus dienstlichen Gr¨¹nden ein Kraftfahrzeuganh?nger mitgef¨¹hrt, wird eine Entsch?digung von 10 Cent je Kilometer gew?hrt.

Die Namen der mitreisenden Hochschulangeh?rigen sind in der Abrechnung anzugeben.

Die Erl?uterung des Dienstgep?cks sind ebenfalls in der Abrechnung anzugeben.

N

Zur Erledigung des Dienstgesch?ftes notwendige Auslagen, die gem?? ¡ì8 LRKG als Nebenkosten z. B. erstattungsf?hig sind:

  • Bef?rderung des pers?nlichen und dienstlichen Gep?cks
  • Zimmerreservierungen
  • Parkgeb¨¹hren bis zu einer H?he von 10,- € pro Tag (dar¨¹ber hinausgehende Kosten sind stets zu begr¨¹nden)
  • Tankkosten f¨¹r Miet- und Dienstwagen
  • Eintrittsgeld zum Besuch von Ausstellungen und Teilnehmerkarten zu Tagungen oder Versammlungen, wenn der Besuch oder die Teilnahme dienstlich angeordnet wird.
  • Geb¨¹hren f¨¹r dienstlich notwendige Zwecke (z.B. dienstliche W-Lan-Nutzung im Hotel)
  • Visageb¨¹hren
  • Passgeb¨¹hren und ein Lichtbild, soweit ein Pass zur Erledigung der Dienstgesch?fte erforderlich ist
  • Auslagen f¨¹r vom Einreiseland vorgeschriebene Reiseschutzimpfungen (Pflichtimpfungen)
  • Auslagen f¨¹r ein vorgeschriebenes Gesundheitsattest

Achtung: Nebenkosten m¨¹ssen durch Originalbelege nachgewiesen werden!

Keine Nebenkosten im Sinne des LRKG sind z.B. Auslagen f¨¹r:

  • ¨¹bliche gesellschaftliche und repr?sentative Verpflichtungen
  • Abschluss einer besonderen Unfallversicherung (auch Flugunfallversicherung), Krankenversicherung oder Reiser¨¹cktrittsversicherung
  • Kursverluste beim Verkauf ausl?ndischer Zahlungsmittel; Kursgewinne bleiben reisekostenrechtlich ebenfalls unber¨¹cksichtigt
  • BahnCard-Reiseversicherung
  • Geldbu?en

P

Parkkosten bis zu einer H?he von 10,- € pro Tag geh?ren zu den erstattungsf?higen Nebenkosten.
Parkkosten, die ¨¹ber diesen Betrag hinausgehen, sind zu begr¨¹nden.

365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍøhe auch unter dem Buchstaben N.

Wird kein Fahrzeug vom Dienstherrn zur Verf¨¹gung gestellt, wird eine Wegstreckenentsch?digung f¨¹r die Nutzung eines Kfz gem. ¡ì5 (1) LRKG von 35 Cent je Kilometer, f¨¹r zweir?drige Kraftfahrzeuge und Fahrr?der 23 Cent je Kilometer, gew?hrt.
In dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise sind Gr¨¹nde zur Benutzung anzugeben.

Bitte bevorzugt immer ein Miet-Kfz verwenden!

Gr¨¹nde f¨¹r die Nutzung eines Kfz liegen nur dann vor, wenn der*die Dienstreisende

  • Dienstgep?ck mit mehr als 40 kg oder sperriges Dienstgep?ck mitf¨¹hrt,
  • andere Hochschulbesch?ftigte auf der Hin- und R¨¹ckfahrt, insgesamt mindestens ¨¹ber die H?lfte der Gesamtstrecke mitnimmt,
  • keine Bahnverbindung/ ?PNV zur Verf¨¹gung steht, oder die Fahrt mit ?ffentlichen Verkehrsmitteln erheblich zeitaufw?ndiger ist, als die Fahrt mit einem PKW,
  • eine Schwerbehinderung vorliegt (Ausweis mit Merkmalen aG, Bl oder G),
  • au?erhalb der zumutbaren Reisezeit (22.01 Uhr bis 05.59 Uhr) reist oder
  • mehrere Gesch?ftsorte an einem Tag aufsucht.

365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø verbinden Ihre Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt.

Es sind nur Kosten erstattungsf?hig, die f¨¹r die Durchf¨¹hrung der Dienstreise ohne privaten Aufenthalt entstehen w¨¹rden.

Bei Dienstreisen mit einem privaten Aufenthalt werden fiktiv die Kosten f¨¹r das reine Dienstgesch?ft angesetzt.

Bitte holen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø belastbare Flugvergleichsangebote f¨¹r den/die fiktiven Flug/Fl¨¹ge am Buchungstag ein, aus dem auch das Buchungsdatum hervorgeht.

Flugvergleichsangebote k?nnen nicht r¨¹ckwirkend eingeholt werden! Eine Erstattung von Flugkosten ohne aussagekr?ftige Flugvergleichsangebote (gleiche Airline, sowie f¨¹r gleiche Ankunfts- bzw. Abflugorte und Reisezeiten) ist nicht m?glich!

Auch hier steht Ihnen die Reisestelle gern vor der Buchung beratend zur Seite.

R

Die Reisekostenerstattung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Reise schriftlich zu beantragen.

Seit dem 20.07.2023 verf¨¹gt die Universit?t Paderborn ¨¹ber neue Reiserichtlinien.

Die UPB-Reisekostenrichtlinie regelt in Anlehnung an das LRKG u.a. die Erstattung der Reiseauslagen von G?sten.

Weitere Informationen finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø in der Reisekostenrichtlinie.

365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍøhe auch "Leitlinien f¨¹r umweltvertr?glichere Dienstreisen" unter dem Buchstaben L.

Wird ein Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise, welche im Rahmen des Hauptamtes f¨¹r die UPB erfolgt, ohne Kostenerstattung beantragt und genehmigt, so ist dies unwiderruflich und Reisekosten k?nnen nicht geltend gemacht werden.

Dieses gilt auch f¨¹r jeglich anfallende Kosten (insbesondere Eintrittskosten, Bewirtungen u.a.) im Rahmen von Dienstreisen, Exkursionen, Klausurtagungen und Teamevents.

Die Kosten f¨¹r Reiser¨¹cktrittsversicherungen geh?ren zu den nicht erstattungsf?higen Kosten.

365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍøhe auch Nebenkosten unter dem Buchstaben N.

F¨¹r R¨¹ckfragen schreiben 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bitte eine Mail an reisekostenstelle@zv.upb.de

Die Kontaktdaten der einzelnen Mitarbeiter*innen finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø unter dem Buchstaben Z.

S

Sitzplatzreservierungen f¨¹r Bahn oder Flugzeug geh?ren zu den erstattungsf?higen Nebenkosten.

365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍøhe auch unter dem Buchstaben N.

Seit dem 01.01.2019 muss die Reisestelle dem LBV D¨¹sseldorf f¨¹r alle Besch?ftigten bei Erhalt einer unentgeltlichen Mahlzeit im Rahmen einer Ausw?rtst?tigkeit das Steuermerkmal M melden, damit dies auf der Lohnsteuerbescheinigung f¨¹r das laufende Jahr vermerkt werden kann.

Die Pflicht hierzu ergibt sich aus dem nachfolgenden Auszug des Schreibens des Bundesfinanzministeriums.

Das vollst?ndige Schreiben des Bundesfinanzministeriums ist hier abgelegt.

Auszug aus dem BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen
Reisekostenrechts ab 27.09.2017 ?Bescheinigungspflicht Steuermerkmal ?M¡°

?M¡° ist grunds?tzlich einzutragen, wenn dem Arbeitnehmer anl?sslich oder w?hrend einer beruflichen Ausw?rtst?tigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsf¨¹hrung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine nach ¡ì 8 Absatz 2 Satz 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verf¨¹gung gestellt wurde. Die Eintragung hat unabh?ngig davon zu erfolgen, ob die Besteuerung der Mahlzeit nach ¡ì 8 Absatz 2 Satz 9 EStG unterbleibt, der Arbeitgeber die Mahlzeit individuell oder nach ¡ì 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG pauschal besteuert hat.

Im ?brigen sind f¨¹r die Bescheinigung des Gro?buchstaben ?M¡° auch die Ausf¨¹hrungen der Rz. 90 ff. im Erg?nzten BMF-Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 1. Januar 2014 vom 24. Oktober 2014 (BStBl I Seite 1412) zu beachten.

Die zur programmtechnischen Umsetzung gew?hrte ?bergangsregelung in Rz. 92 des o. g. BMF-Schreibens l?uft endg¨¹ltig zum 31. Dezember 2018 aus. Ab 1. Januar 2019 ist ?M¡° entsprechend der oben dargestellten Ausf¨¹hrungen einzutragen.

Wird eine zuvor genehmigte Dienstreise aus triftigen Gr¨¹nden nicht ausgef¨¹hrt, werden die durch die Vorbereitung entstandenen notwendigen, nach dem Landesreisekostengesetz ber¨¹cksichtigungsf?higen Auslagen erstattet (Reisevorbereitungskosten).

Bitte unbedingt vor der Stornierung einer Dienstreise aus dienstlichen oder zwingenden pers?nlichen Gr¨¹nden (z.B. eigene Erkrankung, lebensbedrohliche Erkrankung der Ehefrau/des Ehemannes oder eines Kindes) die Stornobedingungen beachten, damit unvermeidliche Stornokosten so gering wie m?glich gehalten werden.
Bitte bestehen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bei der Stornierung auf die R¨¹ckerstattung des gezahlten Betrages. Die Annahme von Gutscheinen ist zu vermeiden!
Ebenso sind die Belege (Original) sowie einen Nachweis dar¨¹ber, dass die entstandenen Kosten versucht wurden, zu stornieren und so gering wie m?glich zu halten, beizuf¨¹gen.

Hierzu reichen 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bitte eine Abrechnung mit den nicht stornierbaren Kosten in der Reisestelle, innerhalb der gesetzlichen Ausschlussfrist von 6 Monaten nach dem geplanten Reiseende, ein.

Eine Checkliste zur Abrechnung von Storno-Kosten finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø unter dem Buchstaben C.

Informationen zur Stornierung von Fahrkarten der Deutschen Bahn finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hier.

T

Bei einer eint?gigen Dienstreise:

Die H?he des Tagegeldes betr?gt f¨¹r jeden Kalendertag bei Abwesenheitszeiten

  1. von mehr als 8 bis 11 Stunden 6 Euro
  2. von weniger als 24 Stunden, aber mehr als 11 Stunden 12 Euro und
  3. von 24 Stunden 24 Euro.

Bei einer mehrt?gigen Dienstreise:

F¨¹r den An- und Abreisetag betr?gt das Tagegeld, wenn die*der Dienstreisende an diesem, einem anschlie?enden oder vorhergehenden Tag au?erhalb ihrer*seiner Wohnung ¨¹bernachtet, ohne R¨¹cksicht auf die Abwesenheitszeit jeweils 12 Euro.

Wird der*dem Dienstreisenden unentgeltlich Verpflegung zur Verf¨¹gung gestellt, wird das Tagegeld

  • f¨¹r das Fr¨¹hst¨¹ck um 20 Prozent und
  • f¨¹r Mittag- und Abendessen um jeweils 40 Prozent des Tagegeldes f¨¹r einen vollen Kalendertag gek¨¹rzt.

D.h. die K¨¹rzung f¨¹r ein Fr¨¹hst¨¹ck betr?gt 4,80 €, die K¨¹rzung f¨¹r Mittagessen und Abendessen betr?gt jeweils 9,60 €.

Erstattung von Auslagen bei l?ngerem Aufenthalt am Gesch?ftsort

Dauert der dienstlich veranlasste Aufenthalt an demselben ausw?rtigen Gesch?ftsort l?nger als 14 Tage, wird vom 15. Tag an ein um 50 % erm??igtes Tagegeld gew?hrt. ¡ì6 Abs. 2 LRKG ist zu ber¨¹cksichtigen, d.h. wird der*dem Dienstreisenden ihres*seines Amtes wegen unentgeltlich Verpflegung zur Verf¨¹gung gestellt, die verpflichtend anzugeben sind, ist unabh?ngig von der tats?chlichen Inanspruchnahme das zustehende Tagegeld vom vollen Tagegeldsatz f¨¹r das Fr¨¹hst¨¹ck um 20 % und f¨¹r das Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % zu k¨¹rzen.

(Anlage zu ¡ì3 Abs. 1 Auslandskostenerstattungsverordnung (AKEVO))

Die Liste f¨¹r das aktuelle Jahr 2025 ¨¹ber Auslandstage- und Auslands¨¹bernachtungsgeld finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø hier.

¡ì 5 Reisekostenverg¨¹tung bei l?ngerem Aufenthalt am Gesch?ftsort

Dauert der Aufenthalt an demselben ausl?ndischen Gesch?ftsort ohne Hin- und R¨¹ckreisetage l?nger als 14 Tage, ist das Auslandstagegeld nach ¡ì 3 vom 15. Tag an um 10 Prozent zu erm??igen.

¡ì 6 Erkrankung w?hrend der Auslandsdienstreise

Dienstreisende, die wegen einer Erkrankung in ein ausl?ndisches Krankenhaus aufgenommen werden, erhalten f¨¹r jeden vollen Kalendertag des Krankenhausaufenthaltes Ersatz der notwendigen Auslagen. F¨¹r das Beibehalten der Unterkunft am Gesch?ftsort und 10 Prozent des bisherigen Auslandstagegeldes.

Hier finden 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø die Liste "BRKG - Auslandstagegeld und ?bernachtungs-pauschale 2025".

Wurde aus dienstlichen oder zwingenden pers?nlichen Gr¨¹nden ein Taxi oder ein Mietwagen benutzt, werden die entstandenen notwendigen Kosten erstattet.
Der Grund ist bei der Abrechnung pr?zise anzugeben (Stichhaltige Begr¨¹ndung inkl. Vorlage einer Originalquittung).

Notwendige Kosten f¨¹r ein Taxi werden erstattet, wenn:

  • das Dienstgesch?ft oder auf dem R¨¹ckweg ein Zug mit Zugbindung sonst nicht zeitgerecht erreicht werden kann oder mehrere Dienstgesch?fte dadurch verbunden werden k?nnen,
  • Fahrten zwischen 22:00 und 6:00 Uhr get?tigt werden m¨¹ssen,
  • regelm??ig verkehrende Bef?rderungsmittel nicht zur Verf¨¹gung stehen oder nicht zeitgerecht verkehren,
  • eine Schwerbehinderung mit einem Grad der Behinderung von mindestens 50 und einem der Merkzeichen G, aG, Gl, Bl, Tbl oder H oder Mobilit?tseinschr?nkungen vorliegen, die eine Benutzung anderer Verkehrsmittel unzumutbar machen, oder
  • durch die Benutzung eines Taxis keine h?heren Kosten entstehen, zum Beispiel Nutzung durch mehrere Personen.

Diese Aufz?hlung ist abschlie?end.

U

hier: Unfallrechtlichte Fragen

Wiederholt wird die Frage gestellt, welche Ersatzleistungen Reisende insbesondere f¨¹r Sachsch?den erhalten, die anl?sslich einer Dienstreise mit Miet-Kfz oder privateigenen Kraftfahrzeugen (Kfz) verungl¨¹cken.

Stellungnahme:

Aus dienstunfallrechtlichen Gr¨¹nden ist es notwendig, dass das Formblatt ?Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise¡° rechtzeitig vor Antritt der Dienstreise der Genehmigungsstelle vorgelegt wird, damit die Genehmigung noch vor Antritt der Dienstreise erteilt werden kann.

Sollte sich ein Sachschaden an einem Kfz w?hrend einer Dienstreise ereignen, bitte Fotos machen, Augenzeugen benennen, eventuell die Polizei hinzuziehen und umgehend die Reisestelle ¨C Herr Stork - B1.232 - 05251 60-3768 ¨C informieren!

Sofern die Reise mit einem Miet-Kfz oder einem privateigenen Kraftfahrzeug durchgef¨¹hrt wird und sich ein Unfall ereignet, kann grunds?tzlich Ersatz von Sachsch?den erfolgen, wenn der Schaden nicht vors?tzlich, grob fahrl?ssig oder durch einen ermittelbaren Dritten verursacht wurde.
Die Ersatzleistung ist bei privaten Kfz auf einen H?chstbetrag von 300,- Euro beschr?nkt, da die Kosten durch die Kilometerpauschale abgedeckt sind; Kosten des Abschleppens, der Reparatur und der sp?teren Abholung eines bei einer Dienstreise liegen-gebliebenen Kfz k?nnen nicht als Nebenkosten erstattet werden. Sch?den, die bei einem Unfall Dritten zugef¨¹gt werden, sind durch die Haftpflichtversicherung der Dienstreisenden abzugelten; Rabattverluste in der Haftpflichtversicherung werden nicht durch den Dienstherrn/ Arbeitgeber ¨¹bernommen.

Es besteht keine dienstrechtliche Verpflichtung der Bediensteten f¨¹r Dienstreisen ein privateigenes Kfz zu benutzen. Die Mietwagenfirmen, mit denen die Universit?t Paderborn einen Rahmenvertrag abgeschlossen oder als Firmenkunde Sonderkonditionen hat, erheben zum Teil als Selbstbehalt f¨¹r einen Sachschaden am Miet-Kfz 300,- €. Wird ein Miet-Kfz mit einem h?heren Selbstbehalt angemietet, ist zu beachten, dass auch der h?here Selbstbehalt in einem Schadesfall aus dem Reisekosten-AO gezahlt werden muss.

Hinweis:

Sollten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø einen Unfall erleiden, informieren 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bitte unverz¨¹glich das Personaldezernat; ¨¹ber Ersatzleistungen entscheidet die Hochschule ggf. unter Einbeziehung der Landesunfallkasse im Rahmen bestehender Vorschriften.

Empfehlung:

Vorstehender Ausf¨¹hrung ist zu entnehmen, dass die Benutzung privateigener Kfz bei Dienstreisen weitestgehend in der Risikosph?re der Reisenden liegt; von hier aus kann daher nur empfohlen werden, regelm??ig verkehrende Bef?rderungsmittel (mit Ausnahme des Flugzeugs- hier gelten besondere Bestimmungen-) oder ein Miet-Kfz zu benutzen. Beachten 365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍø bitte die M?glichkeit des Abschlusses einer Dienstreise- Vollkaskoversicherung!

Gute und unfallfreie Fahrt w¨¹nscht Ihnen

Ihre Reisestelle

W

Wird kein Fahrzeug vom Dienstherrn zur Verf¨¹gung gestellt, wird eine Wegstreckenentsch?digung f¨¹r die Nutzung eines Kfz gem. ¡ì5 (1) LRKG von 35 Cent je Kilometer, f¨¹r zweir?drige Kraftfahrzeuge und Fahrr?der 23 Cent je Kilometer, gew?hrt.

365ÌåÓý_×ãÇò±È·ÖÍø£¤Í¶×¢Ö±²¥¹ÙÍøhe auch unter dem Buchstaben P.

Z

Michael Stork - B1.232, 60-3768

  • Grunds?tzliche Angelegenheiten des Sachgebiets
  • Bearbeitung von Dienstreiseantr?gen

Theamarie Bittermann - B1.328, 60 - 5215
Thalia Wibberg - B1.328, 60 - 4437

  • Abrechnung von Dienstreisen, Vorstellungsreisen, Aus- und Fortbildungsreisen, Klausurtagungen im Inland
  • Bearbeitung von Antr?gen auf Abschlagszahlungen f¨¹r Inlandsreisen
  • Allgemeine Reisekostenangelegenheiten
     

Norbert Bornhorst - B1.234, 60 - 2537
Petra K¨¹rpick - B1.236, 60 - 2764

  • Abrechnung von Dienstreisen, Vorstellungsreisen, Aus- und Fortbildungsreisen, Klausurtagungen im Ausland
  • Bearbeitung von Antr?gen auf Abschlagszahlungen f¨¹r Auslandsreisen
  • Allgemeine Reisekostenangelegenheiten